El control del dinero en caja.

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Introducción

El control del cash, o efectivo, que la entidad deportiva maneja en su día a día es de vital importancia para el correcto funcionamiento del negocio, ya que será el que nos permitirá realizar las operaciones di­arias necesarias para mantener en marcha nuestro centro deportivo. Por eso es necesario analizar con detenimiento tanto los movimientos que realizamos con el efectivo disponible, de entrada y de salida, así como el activo del que disponemos para invertir en cada momento.

En este caso vamos a estudiar en qué consiste el control del efectivo, distinguiendo específicamente qué es el cash y la gestión de la tesorería que implica. Además, veremos los problemas de tesorería más frecuentes en la entidad deportiva, para finalizar observando cómo de importante es el efectivo tanto en el día a día de la entidad como en la actividad a largo plazo.

El control del efectivo

Los activos líquidos de la entidad deportiva son los que nos permiten tener los medios para hacer frente a deudas y facturas inmediatas, de manera que administrar el efectivo es una de las funciones fun­damentales de los departamentos de contabilidad y finanzas. Es esta liquidez la que impide que tengamos una crisis financiera y sufi­cientes fondos para cubrir las necesidades de la entidad.

El control del efectivo supone mantener unos saldos coherentes de efectivo y administrarlos de manera que suponga el menor coste para la entidad, además de generar beneficios a través de los excedentes de tesorería a través de la inversión. Es decir, tenemos que maxi­mizar la disponibilidad del efectivo y el manejo de los intereses de cualquier fondo inactivo.

El efectivo no produce apenas rendimientos para la entidad deportiva al no estar invertido, pero toda empresa necesita cash en su caja y en sus cuentas bancarias para pagar los vencimientos inmediatos. Por eso, hay que diferenciar entre las diferentes motivaciones para tener efectivo: los transaccionales, ser precavido ante los imprevistos y el mero hecho especulativo.

Mientras que los saldos transaccionales son los que se refieren al pago de las facturas rutinarias, los de precaución serán para hacer frente a los imprevistos que puedan surgir, y los especulativos serán los que permitan aprovechar oportunidades inmediatas e inesperadas de inversión durante las operaciones.

Para no inmovilizar demasiado efectivo, lo más recomendable para la entidad deportiva es mantener un saldo lo más ajustado posible para garantizar la actividad empresarial habitual. Sin embargo, una alter­nativa son los valores negociables que se pueden convertir en líquido con cierta facilidad, y que aseguran que la entidad no va a perder recursos al llevar a cabo la conversión.

Entre los motivos para reducir al máximo los saldos de efectivo he­mos de destacar su improductividad, aunque también es importante no ajustar tanto que pueda ser un peligro para el día a día de la enti­dad. En definitiva, lo importante es tener suficiente efectivo, que garantice las necesidades previstas e imprevistas de la entidad depor­tiva, manteniéndolo en niveles lo más bajo posibles para no mantener recursos improductivos.

 

La gestión de tesorería.

Por lo que respecta a la gestión de la tesorería, hay que realizar una administración eficiente de los recursos financieros, basándose en la presupuestación, la gestión del circulante, y la gestión de la liquidez. Por ejemplo, la presupuestación es la que proyecta el efectivo ju­gando el rol protagonista del presupuesto efectivo.

La gestión del circulante viene definida por las estrategias del ac­tivo circulante en general, y del manejo de las entradas y salidas de efectivo, además de determinar un saldo óptimo y el control de lo presupuestado. Aquí hablamos de un concepto muy amplio que en­globa toda la gestión del efectivo, pero que tiene que centrarse nec­esariamente en el estudio del efectivo necesario para la actividad de la entidad deportiva.

La gestión de la liquidez hace un uso racional del efectivo, y busca mantener un saldo ajustado y realizar los pagos necesarios dentro del tiempo. Hay que evitar trabajar con tasas de interés y de cambio que no sean desfavorables para los intereses de la entidad deportiva, ya que de esa forma penaliza nuestros intereses.

Por eso es necesario administrar el efectivo, pero también la gestión de los fondos, y controlar los riesgos de cambio de interés. Además, hay que asegurar la obtención de beneficios, y plantear una gestión financiera seria con una circulación de capital constante, asegurando que los activos financieros semilíquidos, (que son las cuentas pen­dientes de cobrar), se conviertan, en el plazo más corto posible, en efectivo en nuestra caja.

 

Problemas de tesorería.

Entre los problemas más habituales de tesorería que nos podemos encontrar en la entidad deportiva estos son los que hay que conocer:

• Insolvencia. Cuando no contamos con la disponibilidad de satisfacer las obligaciones financieras de la empresa, es uno de los grandes problemas, ya que el incumplimiento de los pagos supone serias consecuencias, como el descrédito y la necesidad de acudir a sistemas de financiación poco favorables para los in­tereses económicos de la entidad deportiva. Una gran falta de liquidez puede conducir a la insolvencia.

• Falta de capital. Si la entidad deportiva no dispone del capital necesario para maniobrar, nos impedirá tomar decisiones empre­sariales a corto plazo, principalmente, aunque también a medio y largo plazo. No habrá opción para ampliar mercados, ni para iniciar nuevos productos, ni para la actualización de proveedores.

• Imposibilidad de acceder a determinados beneficios. Por eso una buena administración del capital y la correcta gestión de la tesor­ería nos permitirá acceder a posibles descuentos por pronto pago, lo que se deriva de las oportunidades surgidas por el pago inme­diato. También podremos mantener unos buenos indicadores de liquidez, la solvencia y la liquidez inmediata, que son lo que las entidades financieras nos van a analizar en caso que necesitemos financiación. Además, también existe la posibilidad de no poder aprovechar las oportunidades de expansión y de satisfacer emer­gencias, y mantener el saldo compensatorio que se haya acordado con el banco.

La importancia del efectivo.

Administrar el efectivo y los valores negociables de los que dispone la entidad deportiva suponen la posibilidad de construir la capacidad de pagar las facturas en fecha de vencimiento, ya que es lo que pro­porciona el líquido. Sin embargo, también pueden actuar como una reserva de fondos para hacer frente a gastos con los que no contába­mos, disminuyendo la posibilidad de caer en una crisis de solvencia derivada de la falta de liquidez.

Si nos encontramos en una situación en la que la entidad deportiva dispone de mucho efectivo, deberemos utilizar parte de este capital para generar intereses. Esto se realizará a través de la negociación con las entidades bancarias, ya que más allá de las tasas ofrecidas por los depósitos que realicemos, podemos obtener beneficios, como re­ducción de honorarios por servicios o menores intereses sobre présta­mos, de manera que el efectivo nos permita mantener beneficios sin necesidad de sacrificar nuestra liquidez.

La estrategia principal que debemos seguir a la hora de gestionar nuestro efectivo de manera efectiva será, en primer lugar, retrasar el pago de las cuentas tanto como nos sea posible, sin perjudicar dicho pago y sobre todo, sin perjudicar nuestra posición crediticia delante del proveedor. Además podemos aprovechar los descuentos que nos sean favorables sin comprometer nuestra disposición de cash.

También debemos utilizar el inventario lo más rápido posible, impi­diendo que supongan pérdidas en las ventas, además de forzar los cobros en el menor tiempo posible, estableciendo procesos de cobro que podrían incluir los descuentos por pronto pago para potenciar el cobro de facturas. Esto nos facilitará la disposición de efectivo, y la entrada de capital a corto plazo antes de lo previsto.