La elección del deporte, la selección y priorización de los objetivos principales, seguidas de la planificación de cada una de las fases relevantes e incluso la promoción, son elementos clave para tener éxito en la organización de un evento deportivo. Por suerte, los pasos que hay que seguir para conseguir una exitosa y fluida organización de deportes amateur o semiprofesionales pueden resumirse en una serie de fundamentos importantes que aseguren su éxito.
En primer lugar, los organizadores de eventos deberían priorizar la definición del deporte en el que se enfoca el evento. Esto incluye consideraciones que van desde el tipo de equipo o la cantidad de individuos a la selección de la categoría de edad y las reglas y directrices específicas para dicho deporte. Hay que tener en cuenta que es mejor organizar un evento deportivo si se tiene una experiencia previa con el deporte en cuestión, o cierto conocimiento básico para comprender qué tipo de actividades son las mejores para el desarrollo de los deportistas.
En segundo lugar, los organizadores necesitan determinar los objetivos para ese evento particular, teniendo en cuenta a tiempo los diferentes factores que pueden tener un impacto en el éxito o la fracaso del evento. Por ejemplo, establecer si el objetivo principal del evento es ganar la competición, mejorar el rendimiento deportivo o simplemente pasar un buen rato con amigos. Los organizadores deben definir los objetivos antes de comenzar a planificar el evento.
Una vez establecidos los objetivos y el tipo de deporte, los organizadores deberían prever etapas de planificación que los llevarán hacia el éxito. El plan debe considerar la selección de la ubicación del evento, la gestión de deportistas inscritos, los competidores y los entrenadores, la notificación de los participantes y los patrocinadores, la contratación de voluntarios y personal cualificado, la selección y la compra de los equipos deportivos y la planificación de un calendario.
Una vez que estas etapas se planifican con precisión, los organizadores estarán listos para la promoción del evento. Esto incluye la publicidad de diversas medios, desde impresos como periódicos y carteles hasta promoción en línea a través de sitios web y aplicaciones, así como correos electrónicos masivos, contenido en los medios sociales y marketing de influencers para mejorar las posibilidades de éxito.
Organizar un evento deportivo puede parecer una tarea intimidante, sin embargo, sigue unas directrices simples para garantizar una organización fluida y exitosa. Priorizar el deporte y los objetivos principales, seguido de la planificación de la ubicación, los participantes, entrenadores, equipo y calendario y, por último, asegurarse de crear conciencia con la promoción adecuada, son los fundamentos para un optimo resultado en el montaje y gestión del evento.