Introducción
¡No tengo tiempo! Es una de las frases que más se repiten en la actualidad en la empresa y en el trabajo diario. La sobrecarga de tareas hace que las personas no se concentren en una acción concreta y hagan demasiadas cosas a la vez. El resultado es un trabajo de baja calidad y una consecuente disminución de la productividad.
Para evitar que ello suceda tenemos diferentes mecanismos empresariales, pero que también podemos aplicar en la vida personal. Uno de ellos es la delegación, un concepto cada vez más destacado en el seno de cualquier empresa, al significar “dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación”. Una acción tan repetida y valorada que, algunas veces, es también complicada de llevar a cabo.
Y es que saber gestionar correctamente una empresa y, en este caso una entidad o club deportivo, abarca diferentes actividades que no siempre son fáciles y, en ocasiones, el gerente debe dejar ciertas responsabilidades a otras personas. La delegación puede abarcar dudas y negación, al no saber el gestor exactamente qué debe delegar, a quién delegar, qué beneficios se obtienen y cuáles son sus pros y contras.
Por esto el gerente debe saber en cada momento qué puede delegar, a qué persona hacerlo y, lo más importante, el tipo de delegación por el que opta, (más tradicional, o bien actual y de responsabilidades de cohesión grupal), además de realizar siempre un seguimiento de las tareas delegadas. Dentro de este término, no vale sólo con otorgar funciones a otras personas, simplemente porque uno no tiene tiempo de llevarlas a cabo, o no se quieren hacer, sino que hemos de aprender a dar responsabilidades. Saber qué delegar es tan importante como saber realizar otras acciones, para el buen hacer de la empresa. Algo que el gestor debe aplicar y que veremos en este artículo, siempre con el fin de que no merme su productividad y la de sus trabajadores, para la consecución de los objetivos que persigue el club deportivo.
Si no existe retribución, el cargo sólo puede asignarse a alguien con apego a la entidad o con cierta familiaridad con la Junta.
Delegar de manera satisfactoria
La gestión de la institución deportiva actual ha cambiado, y las formas más arcaicas donde el líder manda y los demás asienten, han pasado a la historia. Por esto, la tarea de delegar es también distinta, y se enfoca a crear un equipo de personas que trabaja organizadamente entre si, opina, crea, innova, asume responsabilidades, participan y logra metas con esfuerzo y motivación. Pero el gestor deberá establecer un tipo de delegación que se adapte a las circunstancias de su club y a la de sus trabajadores. Veamos qué pasos debe seguir para delegar óptimamente:
Tipo de delegación
La delegación tradicional o clásica es aquella en la que el gestor dice a cada uno de los miembros del club qué tareas debe hacer y la manera de realizarlas, mientras que la delegación actual se basa en ofrecer responsabilidades al resto del equipo, para que ellos mismos desarrollen tareas convenientemente. Una buena delegación pasa por establecer un modelo mixto que mezcla el clásico y el actual, con el fin de atender necesidades globales.
El resultado de una buena delegación es un trabajo de calidad, aumento de la productividad y consecución de las metas fijadas.
Qué delegar
Una de las primeras misiones del gestor, es determinar muy bien qué tipo de tareas realizan otras personas. Dadas las diferentes áreas del club, (administración, entrenamiento, marketing y comunicación…), analizaremos cuáles de éstas pueden hacer otros mucho mejor que nosotros. Aquí se incluyen desde trabajos más repetitivos y operativos, hasta actividades totalmente diferentes con el fin de motivarles, (áreas que hagan crecer profesionalmente a nuestro personal). De esta manera, no gastaremos tiempo innecesario en hacer algo en lo que no tenemos los conocimientos, o la experiencia suficiente (como la gestión de los servicios informáticos o la dirección de actividades de la salas), y se la trasladaremos a una persona que esté acostumbrada a realizarlas.
A quién delegar
En este dictamen mixto de delegación que establecemos, es muy importante conocer a las personas que integran el club, para otorgarles diferentes tareas. Al margen de la especialización, la experiencia y la antigüedad, que son factores determinantes para saber en quién depositamos nuestra confianza, el gerente debe centrarse en las actitudes y aptitudes de su equipo, para poder sacar lo mejor de cada uno de ellos con las tareas que les estamos encomendando.
Es bueno realizar una lista con los requisitos que necesitamos, y que debe reunir la persona que empleará esta tarea. De esta manera, tendremos la certeza y la confianza necesaria en ellos para llevar a cabo diferentes responsabilidades. Las entrevistas personales y las reuniones continuas nos ayuda a descubrir personalidades, para, por ejemplo, delegar funciones de representación del club en un acto al que el gerente no puede asistir, visitar posibles clientes, y mantener reuniones para posibles acuerdos con otros clubs. La experiencia en tales funciones recompensará al trabajador, y le preparará para nuevos trabajos futuros.
Máxima comunicación e información
Cuánta más información tenga el empleado sobre la tarea que estamos delegando, mucho mejor. Debemos explicar en qué consiste la tarea, cómo sea realiza y, sobre todo, los objetivos que se persiguen con ella. En este punto se incluyen los plazos de entrega de la tarea y los materiales, documentación y herramientas para llevarla a cabo, que el gestor facilitará a sus colaboradores. Pero no debemos nunca marcar cómo hacer las cosas de forma obligatoria, sino dejar vía libre al colaborador, para que pueda elaborar la tarea de la manera que él mejor crea. Con ello, estamos abriendo nuevas perspectivas y visiones, opiniones y creencias, y construimos confianza y seguridad en el equipo.
Dejar actuar al colaborador
Uno de los éxitos que contribuyen a la mejora de la productividad, es que el colaborador al que le asignamos una tarea no se sienta controlado. Es importante ofrecer una cierta autonomía. Así que, tras explicar los objetivos de la tarea y el trabajo, dejaremos que el colaborador investigue cómo hacer la tarea de una manera más libre para ser más responsable. Si, por ejemplo, le encomendamos la tarea de organizar las actividades dirigidas del club, lo hará en base a una experiencia previa, porque es la persona que está en contacto con los usuarios a diario, conociendo de cerca sus necesidades. Es la única manera de que se sienta partícipe del club, y de que contemos con él para delegarle nuevas tareas posteriormente.
Actualmente, la tarea de delegar se enfoca a crear un equipo de personas que trabaja organizadamente entre si, opina, crea, innova, asume responsabilidades…
Seguimiento y evaluación
Delegar trabajos no significa despreocuparnos de ellos. Todo lo contrario, la gestión pasa por hacer un seguimiento y evaluación de las tareas, para comprobar si se están realizando correctamente y cumplen con los objetivos que queremos conseguir con ellas. Necesitamos un feed-back con el colaborador, donde éste opina y establece lo que él haría y lo que no haría para que la tarea salga mejor. Las evaluaciones pueden ser periódicas y, posteriormente, las espaciaremos en el tiempo, si vemos que todo va sobre la marcha.
Formación continua
Con el fin de que las tareas se puedan delegar correctamente, nuestro personal va a necesitar una formación continuada sobre los conceptos del club, (internos y externos, los objetivos, las novedades, los departamentos y actividades…) en definitiva, se trata de formar equipos desde diferentes vertientes, para que estén preparados y sean polivalentes. Conseguiremos, de este modo, la confianza necesaria en cada uno de ellos cuando sea necesario.
Análisis final
Una vez acabada la tarea que hemos delegado, se necesita evaluar y analizar los datos para ver los resultados. Es hora de poner en común la tarea, por lo que convocaremos las reuniones necesarias para comentar lo positivo, y también lo que debemos mejorar. En la valoración, se reconocerá a la persona por la buena tarea, pudiendo ofrecer incentivos (no tienen porqué ser salariales) como cursos de formación, disponer del uso de las actividades del centro, ofrecerles cargos de mayor responsabilidad…
Delegar la gestión integral de una instalación deportiva
En determinados casos, la entidad o club puede delegar de manera completa la gestión de la instalación deportiva a una empresa especializada que se hace cargo del funcionamiento, de los servicios y del mantenimiento de las instalaciones.
Para ello, la entidad deberá dar las bases y los objetivos sobre los que la empresa que asume la responsabilidad trabajará, y podrá ejercer parte del control en la entidad. Con esta delegación integral, la entidad queda en buenas manos para garantizar un buen rendimiento económico y social, y los responsables de la entidad pueden dedicarse a otros menesteres, como abrir nuevas delegaciones, buscar inversiones en el extranjero, o invertir en otros negocios.
Las ventajas de delegar para el club
Si aplicamos los mecanismos anteriores para delegar de una manera correcta, ahorramos tiempo, tenemos empleados motivados, y aumenta la productividad de nuestro centro. Saber delegar satisfactoriamente aporta muchas más ventajas. Analicemos las principales:
• Nuestros trabajadores y colaboradores adquieren nuevas responsabilidades. Una ventaja que les hace estar más unidos a la institución, les aporta nuevos conocimientos y experiencias para superarse a ellos mismos.
• Conocer a nuestros colaboradores. Con la delegación, el contacto con nuestros empleados es mucho más fluido. Estamos conociendo al equipo, sus actitudes, sus conocimientos, su manera de hacer, y nos da pistas de cómo es nuestra empresa por dentro.
• Aumentamos la confianza en el equipo. No sólo estamos delegando tareas y acciones sino responsabilidad, por lo que el gerente confía cada vez más en sus colaboradores y éstos en la entidad de forma general.
• Fomentamos la participación y el trabajo en equipo. El empleado va a poder opinar y participar sobre la manera de realizar su tarea y crece la autoconfianza. El trabajador gana en profesionalidad, porque le damos la oportunidad de hacer otras tareas.
• Aumenta la comunicación. La organización pasa de ser vertical a horizontal, se rompe la barrera del líder autoritario y aumenta el conocimiento y la comunicación dentro del seno de la entidad. El resultado es un buen clima laboral, tanto para los empleados como para los clientes.
• Ahorro de tiempo para realizar otras tareas. No olvidemos que uno de los objetivos principales es poder ganar tiempo para que el gestor se dedique a otras tareas de alta responsabilidad, como son la firma de patrocinios, la búsqueda de socios, la inversión en diferentes sectores o la participación en reuniones de altos directivos para fomentar las relaciones.
• Aumento de la productividad. Con la delegación, podemos realizar nuestras tareas de una manera meditada y óptima. Aumentamos así considerablemente la productividad y la de los demás.
• Liberación y disminución del estrés. La sobrecarga de tareas lleva a un estado de estrés que nos paraliza para seguir adelante. Aunque debemos controlar lo que realizan los demás, gracias a la tarea de delegar disminuye nuestro grado de ansiedad, sintiendo más tranquilidad al saber que se están llevando a cabo satisfactoriamente todas aquellas tareas que antes no podíamos hacer.
• Se cumplen los objetivos fijados. El resultado final es el aumento de la calidad en el trabajo realizado que es trasmitido al usuario final que viene a nuestro club. Con la correspondiente consecución de los objetivos que previamente hemos fijado para cada tarea, cada departamento y globalmente.